Des réunions bien menées, des projets bien conduits, des clients satisfaits, des fonctionnements simplifiés par une ré-ingénierie astucieuse, des devis transformés en commandes, des audits sur le fonctionnement, une maîtrise de la bureautique, des tableaux de bord sont autant de moyens d’optimiser l’organisation et d’évoluer continuellement.

Découvrez ci-dessous quelques uns des thèmes que nous abordons :

Auditer les réunions et les rendre efficientes

Savez-vous où vous vous situez entre trop et pas assez de réunions, entre gaspiller du temps des collaborateurs et ne pas communiquer assez ?

Trouver le juste milieu puis gérer efficacement et adopter le style qui va la situation :

  • La réunion de 10 minutes, debout, autour d’un café, pour annoncer la semaine, pour anticiper demain, pour terminer la semaine, pour féliciter X.
  • Choisir la formule qui satisfait l’objectif que l’on se fixe et ne pas se laisser déborder – savoir reporter la discussion inappropriée.
  • La réunion de directoire : les objectifs, le tableau de bord, les améliorations, la prévention de crise.
  • La réunion de crise : qui appelle cette réunion, quels processus de mise en place, quels sujets.
  • La réunion de fonctionnement ou d’amélioration continuelle : fréquence et termes de référence.
  • La réunion pour créer des partenariats / des rencontres, savoir lire les non-dits, savoir gérer les tensions.
  • La réunion annuelle, la reconnaissance du travail des collaborateurs.

Des audits sur les évolutions au sein de l’entreprise

Savez-vous comment vous évoluez – autre que votre chiffre d’affaires et vos bénéfices ?

Les audits permettent d’évaluer les progrès d’année en année. Pour savoir si on va dans la bonne direction, l’on compare un « avant » avec un « après », l’on met en évidence les améliorations, les détériorations, les manques à gagner. L’on dessine des lendemains encore meilleurs, en analysant le passé.

La réingénierie

Savez-vous si vos processus sont implacablement linéaires : production, livraison, installation et 100% de satisfaction du client ?

Chaque diversion du linéaire est une complication, une erreur, une correction, un imprévu, un coût supplémentaire et est évitable.

La réingénierie permet de bétonner en linéaire un processus plein de méandres donc d’éviter les coûts inutiles.

L’idée est de prévenir le « rework ». En effet,  « même si faire et défaire c’est travailler, faire et défaire sont des coûts supplémentaires ».

Des projets planifiés

Commencez-vous vos projets parfois sans les border ?

En mettant en place un document type « checklist » les étapes seront imbriquer de façon à s’enchaîner dans l’ordre, sans délais entre les étapes.

La réalisation de projets pluridisciplinaires nécessite une planification par écrit et un engagement des partenaires. Une planification réaliste pour les partenaires ne crée pas de surprises et satisfait les clients.

Des clients satisfaits

Savez-vous ce que pensent vos clients ?

En 1995, le TARP ( technical Assitance Research Program ) étudiait la satisfaction des clients pour Coca-Cola et concluait « un client satisfait partage avec 2 ou 3 personnes ; un client insatisfait partage avec 9 à 15 personnes ». Maintenant (2018), le risque du propos négatif est multiplié avec les réseaux sociaux où la colère s’exprime avant tout.

Savez-vous que 96% des clients ne réclament pas, donc 4 réclamations = 100 réclamations. (TARP « Faire du client qui réclame un client en or » publication de 2011).

Cinq niveaux de satisfaction :

  • J’ai reçu un service supérieur à ce que j’escomptais
  • J’ai reçu le service auquel je m’attendais
  • J’ai reçu un bon service sans mauvaises surprises
  • Le personnel a été très sympathique
  • Je ne suis pas satisfait

En livrant et fournissant ce qui a été promis, c'est un bon départ. On peut encore faire mieux, le client peut donner un avantage sur la compétition en suggérant des améliorations, en partageant des dysfonctionnements . Puis une question clé : "si c’était à refaire, reviendriez-vous ?". 

Le but est de se mettre à la place du client, de valoriser son vécu et il parlera de ce vécu en termes élogieux à d'autres client.

LA Maitrise DE la bureautique

Optimisez-vous l’utilisation de la bureautique ? Avez-vous des inquiétudes ? Avez-vous, jusqu’à aujourd’hui, fait la politique de l’autruche ?

La bureautique prend de multiples formes, en la maîtrisant vous améliorez toute une partie de votre business :

  • La comptabilité automatisée : devis immédiats, factures immédiates, paiements immédiats, prix des fournisseurs sous convention
  • Communication : courrier, courriel – pas de papier
  • Classement des dossiers numériques – les retrouver, les partager selon une hiérarchie – ne jamais les imprimer
  • Les logiciels word®/excel® et powerpoint®, les agendas partagés

Des tableaux de bord ELOQUENTS

Suivez-vous votre entreprise selon votre besoin de savoir ?

Faire un tableau de bord qui suit les progrès d’un point de vue « votre entreprise », vos finances, vos RH, votre qualité/processus. Un tableau de bord qui motive les collaborateurs parce qu’ils parlent leur langage.

Ne pas construire une usine à gaz, mais utiliser des mesures faciles à prendre et qui communiquent les valeurs de l’entreprise et le travail réel.